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Outils achats

Les solutions e-achats font débat – outils achats

Par Sihem FEKIH, 08/12/2011

En SaaS ou cloud, les outils achats sont désormais disponibles à la demande. Facturation à l'usage, réduction des coûts cachés, compatibilité ascendante… Des avantages que les principaux éditeurs ont tenu à présenter lors du salon Solutions 2011. Compte rendu d'un débat qui ne fait que commencer.

Les solutions e-achats font débat

À peine ont-ils opéré une percée dans les systèmes d’information des directions achats que les outils achats, derniers-nés dans la famille des progiciels, sont déjà propulsés dans les nuages. À l’heure où les outils applicatifs sont de plus en plus hébergés sur des serveurs virtualisés, les acheteurs s’interrogent sur la pertinence d’adopter une solution e-achats. Les principaux éditeurs d'outils métiers achats en mode SaaS (Altaris, Ivalua, Perfect commerce, B-pack software) sont venus dialoguer avec les visiteurs du salon Solutions, qui s’est tenu en septembre dernier, lors d’une table ronde intitulée “e-Achats-as-a-service : réalité, bénéfices et limites de la déferlante SaaS/Cloud dans les achats”.

Le coût de la solution en mode SaaS

À l’instar des applications en mode SaaS, les solutions e-achats ont permis de mettre fin à de nombreuses contraintes techniques, notamment l'aménagement de l'infrastructure pour supporter l'usage de la solution et la volumétrie du trafic. « À la différence du mode ASP, qui consiste à héberger la solution sur le datacenter externalisé d’un fournisseur de service et accessible via un site internet, le SaaS s’apparente à la location d'un logiciel plus ou moins personnalisé. On peut ainsi se focaliser sur la partie métier sans se soucier des contraintes techniques », promet Julien Nadant p-dg de B-pack software. Mutualisées sur les serveurs de l’éditeur, les solutions e-achats sont mises à disposition de l’acheteur via un accès à la demande, limitant ainsi les coûts d’exploitation et de maintenance. Les versions on demand de ces outils métiers donnent alors droit à un usage modulable, par exemple à la fourniture d'un accès vers cinq modules destinés à cinq acteurs différents. B-pack software développe d’ailleurs des leviers de personnalisation avec une solution relativement standard, mais reconnaît néanmoins que cette adaptation est encore difficile en France.

Des solutions tournées vers la mobilité

Et les éditeurs ne s'arrêtent pas là. Certains déclinent même des outils applicatifs autour de leur solution e-achats. Tel est le cas de SynerTrade, qui vient de lancer ST6 Mobile, une solution d'accès à distance à la suite logicielle de gestion de la relation fournisseur ST6 déjà en mode SaaS. Deuxième avantage : la disponibilité. Selon les éditeurs présents à l’événement, le mode SaaS ne nécessite aucune étude préalable, aucune installation ni livraison de projet. Plus besoin par ailleurs de gérer les nouvelles versions et les mises à jour de l'outil, les solutions e-achats seraient opérationnelles de manière quasi instantanée. « La version 7 de la suite logicielle d’Ivalua Buyer a été élaborée sur la base des recommandations faites par 21 clients qui ont donc participé à ce projet d'innovation », ajoute le directeur marketing Gérard Dahan. À l’instar de ces bêta-testeurs, les adaptations des solutions achats en mode SaaS ou cloud impliquent une participation des clients de ces outils. On parle alors de compatibilité ascendante et les éditeurs admettent qu’il s’agit du seul moyen pour tenir compte de l'évolution de l'entreprise, une condition intrinsèque au mode SaaS.

La participation des clients

Comme le démontre l’éditeur Ivalua, la clé de la réussite des solutions e-achats passe forcément par une consultation des clients. Et pour commencer, il est primordial de tenir compte de leurs préoccupations, en tête la performance technique. Ainsi, l’efficacité du mode SaaS du progiciel doit être équivalente à celle attendue pour une solution en ASP, voire hébergée sur le système d’information du client. Ce qui implique de facto trois paramètres : la garantie de l’intégrité de l’écriture logicielle e-achats, la disponibilité et l’efficience des serveurs sur lesquels sont hébergées ces solutions, comme l’a rappelé Gérard Dahan, directeur marketing de l’éditeur Ivalua. Ceux-ci entraînent une prise en compte du volet sécurité, cher à l'acheteur, qui peut prendre la forme d'un interfaçage entre l’outil e-achats et des solutions de cryptage, d’horodatage ou d'archivage électronique pour garantir l'intégrité des données qui transitent sur la plateforme de l'éditeur.

Un marché encore balbutiant

Parmi les autres préoccupations de l’acheteur figure la nécessité de pouvoir traiter avec un seul outil l’ensemble des achats de prestations intellectuelles. Chez B-pack par exemple, l'ensemble des familles d'achats de prestations intellectuelles font l'objet d'un module centralisé. Il est donc plus facile d’exploiter une solution à la demande que de retenir différentes solutions dans le système d'information des achats. Mais d’aucuns reprochent à la solution e-achats un coût d’usage relativement élevé par rapport au prix d’acquisition de la licence. À la décharge des éditeurs, le marché balbutiant de la solution achats en mode SaaS n’a pas encore atteint son point d’équilibre. De plus, ces derniers se défendent de pratiquer des prix élevés en pointant les différents coûts cachés liés au déploiement de la solution en interne (intégration, formation, équipement…).

La réversibilité en question

Reste encore à soulever la question de la réversibilité. Qu'en est-il si l’acheteur veut migrer vers un autre outil achats que celui de son prestataire ? Là encore, le mode SaaS semble résoudre ce problème, dans la mesure où il ne nécessite pas d'intégration, avancent les éditeurs. À condition qu’il n’y ait pas d’adéquation entre l’évolution des systèmes d’information et des solutions e-achats, nuancent-ils. C’est encore une fois la notion de comptabilité ascendante qui est mise en avant. Autre condition et non des moindres, la réversibilité. Les éditeurs affirment que la marche arrière reste possible. Mais encore faut-il que la question soit abordée suffisamment tôt lors de la contractualisation. À ce sujet, Ivalua se vante de n'avoir rencontré aucun client souhaitant récupérer l'ensemble des données hébergées sur ses datacenters pour les réintégrer sur son propre système d'information.

Une perte de gouvernance ?

Enfin, pour certains acheteurs, les solutions e-achats semblent remettent en question leur gouvernance. Ils s’inquiètent notamment de perdre leur pouvoir d’administration des données se trouvant dans leur système d’information au profit du DSI, principal donneur d’ordres en matière d’applications hébergées sur les datacenters externes à l’entreprise. En privilégiant le mode SaaS ou cloud pour l’exploitation d’un outil achats, la direction des systèmes d’information “prend le pouvoir”, dans la mesure où elle gère l’accès vers les plateformes collaboratives à la demande. La maîtrise des solutions e-achats nécessite une appropriation par ses utilisateurs, ont rétorqué les éditeurs. L’acheteur ne devrait donc pas se sentir en danger, puisqu’il demeure le garant de l'intégrité des données traitées chez le prestataire et de la compatibilité avec les autres outils métiers.

 

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Les outils achats appliqués aux prestations intellectuelles : une offre perfectible !

À l’occasion du séminaire consacré aux solutions de process achats, les membres du club de prestations intellectuelles ont exprimé leur insatisfaction quant à l’offre des éditeurs de logiciels. Ces acheteurs donnent encore la préférence aux outils développés en interne.

Les outils achats appliqués aux prestations intellectuelles : une offre perfectible


Consulting, infogérance, expertise, travail temporaire, couverture assurance ou encore brevet de propriété industrielle. L’univers des prestations intellectuelles est encore mal maîtrisé par les éditeurs de solutions dédiées aux processus achats. C’est ce qu’il ressort du séminaire organisé, jeudi 22 septembre 2011, par le Club des acheteurs de prestations intellectuelles et intitulé “S.I. Achats prestations intellectuelles, ERP, métiers ou spécifique ? ». 
Point de départ du débat : la singularité des prestations intellectuelles rend impossible la standardisation du processus achats sur un logiciel. Contrairement aux achats matériels, il n’y a pas d’homogénéité dans la définition du besoin. Elle diffère en fonction de la nature de la prestation intellectuelle. 
Autre difficulté : l’absence d’historique de consultations par typologie de prestation intellectuelle empêche de construire un référentiel de prix au niveau de l’outil. « Sans oublier l’impératif de conformité avec la réglementation. Par exemple, lors de la rédaction d’un contrat avec un fournisseur de prestations d’intérim, il faut s’assurer d’être en accord avec le Code du travail. Cela impose de se rapprocher de la direction juridique. Sinon, on peut craindre un délit de marchandage. Or, cette contrainte n’est pas intégrée dans les ERP disponibles sur le marché », a répliqué l’acheteur de prestations intellectuelles d’Alcatel-Lucent.

Des solutions rigides et incomplètes

Aujourd’hui, le processus achats de prestations intellectuelles nécessite de faire appel à différents acteurs organisationnels, hormis la direction prescriptrice, et de renforcer la vigilance pour garantir la conformité avec la réglementation. Ces responsabilités supplémentaires se greffent au périmètre fonctionnel de l’acheteur et alourdissent le processus achats. Malheureusement, les ERP disponibles sur le marché ne semblent pas pallier ce problème. « Trop rigides, ils ne permettent pas une adaptation à chaque achat immatériel », a expliqué Tony Bocock, expert au sein du cabinet de conseil e-achats Better Buying Concept. 
Qu’en est-il alors des outils métiers dédiés aux achats ? Les acheteurs reconnaissent qu’ils assurent une meilleure fluidité du workflow par rapport aux ERP. « Par exemple, une solution SRM facilite l’édition de contrats-cadre », ajoute Tony Bocock. Mais leur efficacité est critiquée quand il s’agit de dresser une ébauche de catalogue de prix à partir d’un suivi des précédentes négociations. « Ces outils rencontrent un faible succès auprès des acheteurs car leur exploitation reste limitée et suscitent des réticences de la part de certaines DSI, peu convaincues de l’intérêt d’un outil dédié aux achats », résume l’expert. 
Autre faiblesse : les solutions métiers ne se suffisent pas à elles-mêmes et nécessitent le recours à d’autres briques spécifiques. « La plupart d’entre elles ne couvrent pas tous les besoins, même si elles permettent de satisfaire aux principales contraintes administratives, moyennant un paramétrage minutieux », a souligné un acheteur présent dans l’audience. 
À l’instar des ERP, les outils métiers disponibles sur le marché ne font pas non plus l’unanimité auprès des acheteurs de prestations intellectuelles. Ces derniers reprochent aux éditeurs de proposer des logiciels manquant de personnalisation et d’adaptabilité. Des exigences indispensables pour répondre aux besoins qualitatifs si caractéristiques des prestations intellectuelles. Par conséquent, les acheteurs, comme le responsable achats d’Orange, préfèrent encore donner la part belle aux outils développés en interne.

Mise en œuvre d’un outil métiers de sourcing développé par Orange

Un manque d’identification des interlocuteurs au sein du service achats, l’absence d’outils ou de référentiels de prix établis, une chaîne de validation des process achats nécessitant l’assistance des ressources humaines, du directeur administratif et financier et du contrôle de gestion… Jusqu’en 2009, les achats de prestations de consulting ont constitué un véritable manque à gagner pour le groupe Orange. Xavier Pignède, responsable du sourcing et de la relation fournisseur chez Orange propose alors de déployer un outil d’accompagnement des consultations et de gestion automatisée des projets d’approvisionnement, tout en réservant à l’acheteur la possibilité de pouvoir ajouter ses recommandations sur chaque appel d’offres. 
Cette solution en mode SaaS, baptisée Orange Sourcing Services, a nécessité 12 mois de développement à partir d’une brique outil métier créée par OBS et de communication auprès de la direction marketing, principale prescriptrice du besoin de consulting du groupe. « Cet outil a pour but d’établir un contrôle des dépenses de consulting, d’étendre la couverture achats et de capitaliser sur la connaissances des achats », déclare Xavier Pignède. 
Deux ans plus tard, Orange a enregistré une économie de 10 % réalisée sur le process achats de prestations de consulting et un gain de 3,5 % sur tout le volume d’achats. En deux ans seulement, l’amélioration de la fluidité a permis d’obtenir un retour sur investissement de 50 % sur le déploiement de la solution. Si, pour le moment, l’outil n’est déployé que sur les business units « market research », et « services IT », Orange envisage une implémentation de sa solution dans ses filiales en Slovaquie. Cette solution pourrait peut-être même être commercialisée, qui sait…. À suivre.

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